Dans un environnement projet par nature soumis à des changements d’exigences, des imprévus et des contraintes budgétaires, les priorités peuvent être difficiles à définir, à maintenir, et demandent parfois à être redistribuées en fonction des aléas rencontrés.
Urgence et Importance : nécessaire, mais plus suffisant !
Les processus traditionnels de gestion des priorités sont connus et reconnus. On peut bien sûr rapidement distinguer :
Une approche basée sur l'urgence
Cette approche peut être efficace à court terme, mais elle peut entraîner des problèmes à long terme, tels que :
- Une concentration sur les tâches urgentes, au détriment des tâches importantes mais non urgentes.
- Un manque de planification et de visibilité sur le projet.
- Une augmentation du stress et de la fatigue des équipes projet.
Une approche basée sur l'importance
Cette approche peut être plus efficace à long terme, mais elle peut également entraîner des problèmes, tels que :
- Une sous-estimation de l’importance des tâches urgentes.
- Une difficulté à traiter les tâches urgentes lorsque celles-ci sont nombreuses.
- Une augmentation des risques de retard ou d’échec du projet.
Chacune de ces approches est valide, nécessaire, mais insuffisante considérée individuellement. Afin d’en optimiser les impacts, on recherchera plutôt à considérer de façon globale une combinaison des deux facteurs et ainsi contribuer directement à la réussite du projet, tout en conservant une vision à jour de ce dernier, et en tenant compte des contraintes de temps et de ressources.
Pour un discours de la méthode !
On le voit, sans méthodologie préalable, adaptable au cours de la durée de vie du projet, une définition des priorités reposant sur des jugements subjectifs d’urgence et d’importance peuvent rapidement devenir sources d’erreurs.
C’est pourquoi nous vous proposons ici deux méthodologies éprouvées, simples et efficaces pour construire les grilles d’analyse factuelles nécessaires pour identifier les priorités de façon pertinente, selon des critères business.
La méthode Eisenhower
Grands principes :
La méthode Eisenhower, également connue sous le nom de matrice Eisenhower, est un outil de gestion du temps qui aide à la prise de décision. Elle repose sur la division des tâches en quatre quadrants basés sur leur urgence et leur importance :
- Important et Urgent : Tâches nécessitant une attention immédiate.
- Important mais Non Urgent : Tâches importantes mais sans besoin d’action immédiate.
- Non Important mais Urgent : Tâches urgentes mais qui n’apportent pas de valeur significative à long terme.
- Non Important et Non Urgent : Activités à faible valeur ajoutée pouvant être déléguées ou éliminées.
Application pratique dans la gestion de projet :
Cette méthode permet aux chefs de projet de trier et de prioriser les tâches de manière efficace, en se concentrant sur ce qui est essentiel pour atteindre les objectifs du projet.
Elle aide également à réduire le stress lié à la surcharge de travail en identifiant les tâches à déléguer ou à reporter.
La méthode MoSCoW
Grands principes :
La méthode MoSCoW est un outil de priorisation utilisé principalement dans la gestion de projet agile. Elle catégorise les exigences du projet en quatre types :
- Must have (Doit avoir) : Exigences essentielles sans lesquelles le projet échouera.
- Should have (Devrait avoir) : Importantes mais non essentielles, ces exigences peuvent être reportées si nécessaire.
- Could have (Pourrait avoir) : Souhaitables mais non cruciales, ces éléments peuvent être inclus si le temps et les ressources le permettent.
- Won’t have (N’aura pas pour cette fois) : Exigences qui ne seront pas incluses dans le projet actuel mais peuvent être considérées pour l’avenir.
Utilisation efficace dans divers contextes de projet :
Cette approche flexible permet une adaptation et une réévaluation constantes des priorités, ce qui est crucial dans les environnements de projet dynamiques.
Elle aide à gérer les attentes des parties prenantes en clarifiant ce qui sera livré et ce qui peut être différé ou omis.
Conclusion
En conclusion, optimiser la définition des priorités dans un environnement projet dynamique nécessite d’adopter une approche méthodique et collaborative. Les méthodes traditionnelles basées uniquement sur l’urgence ou l’importance présentent des limites évidentes.
Dans ce contexte, la matrice d’Eisenhower et la méthode MoSCoW offrent des cadres structurés permettant d’analyser la criticité des tâches de manière objective – mais il en existe d’autres (GTD, RICE, et nous vous invitons à rechercher celle qui correspondra le mieux à vos typologies de projets).
Dans l’ensemble, de nombreuses méthodologies présentent des similitudes intéressantes permettant de s’abstraire du seul binôme urgence / importance ; pour se focaliser sur l’implication des parties prenantes et la réévaluation régulière des priorités permettant de s’adapter au contexte changeant de l’environnement projet. Le tout sur des bases réellement objectives et alignées sur la création de valeur métier.
EDWARD Suite
Dans le module Strategic Plan Manager (SPM), nous classons les ordres de priorités des sujets les plus structurants à l’aide d’une matrice enjeux/accessibilité.
