En réalité, il y a au quotidien mille freins organisationnels qui peuvent impacter la qualité de ces indicateurs. Et en dépit de leur importance cruciale, 54% des chefs de projet déclarent récemment ne pas avoir accès en temps réel aux KPI, soulignant une lacune significative dans le suivi des performances.
Dans un monde de performances où il est important de savoir tirer parti du moindre avantage concurrentiel, il nous a semblé important de revenir sur les fondamentaux de ces KPI et d’en déduire un ensemble de bonnes pratiques pour les intégrer efficacement dans vos projets.
Questionner les organisations historiques
Les méthodologies traditionnelles de gestion de projets ont cet avantage de s’être construites sur des situations maintes fois éprouvées et de reposer sur des bases solides et nécessaires. Ce ne sont donc sans doute pas les fondements essentiels de cette méthodologie qu’il appartient de questionner, mais plutôt les moyens de la faire évoluer vers des résultats encore plus efficients, grâce à l’apport des nouvelles technologies.
Les statistiques énoncées plus haut tendent à démontrer qu’un grand nombre de projets naviguent à vue, en l’absence d’une accessibilité fluide aux indicateurs clés de performance. C’est là la grande frustration des directeurs projets qui, privés d’informations critiques actualisées, se retrouvent dans l’incapacité de procéder aux arbitrages ou réaffectations de ressources nécessaires.
Résultat ? Des prises de décisions tardives, ou encore inadaptées aux réalités de la situation. Ce défaut de pilotage dynamique peut provoquer des réactions en chaîne sur les performances finales du projet : non-respect des budgets et des plannings prévisionnels, livrables de qualité insuffisante, processus sous-optimisés…
KPI’s : typologies et bénéfices
KPI’s : typologies et bénéfices
De la même façon qu’il existe une multiplicité de stratégies et d’approches en gestion de projet, les KPI’s se déclinent en une diversité d’indicateurs conçus pour mesurer différents aspects et performances au sein d’un projet.
On distingue les KPI stratégiques, opérationnels et fonctionnels qui analysent la performance à différentes échelles.
Stratégiques : Ils offrent une vision macro d’une opération ou d’un projet, comme le retour sur investissement.
Opérationnels : Ces indicateurs se concentrent sur l’efficacité du projet à l’échelle hebdomadaire.
Fonctionnels : Spécifiques à chaque projet, ils mesurent des aspects comme le temps de résolution en informatique.
Certains sont avancés – ils anticipent les résultats – et d’autres sont retardés – ils constatent les résultats. Dans le cadre spécifique de la gestion de projet, les indicateurs de coûts, délais, qualité et efficacité sont les plus pertinents.
Bénéfices et enjeux détaillés de KPI’s pertinents
Le véritable enjeu de la mise en place des indicateurs de performance consiste à se doter de leviers efficaces pour un pilotage dynamique et anticipatif des projets, leviers qui permettront in fine d’en optimiser les résultats sur les plans budgétaires, calendaires et qualitatifs.
L’utilisation pertinente des KPI présente ainsi de multiples avantages décisifs très concrets qui doivent répondre aux objectifs suivants :
- Visibilité en continu sur l’état d’avancement
- Capacité d’anticiper les écarts par rapport aux prévisions
- Prise de décisions rapides et ciblées
- Optimisation de l’allocation des ressources
- Maximisation des chances de respecter les budgets et délais
Six étapes essentielles dans la mise en place de KPI’s
La valeur des indicateurs de performance dépend avant tout de leur pertinence et de leur niveau de granularité. Leur conception constitue une étape déterminante qui conditionnera toute la qualité du pilotage et du reporting ultérieurs.
Pour une adoption efficace, génératrice d’impacts tangibles sur le déroulement des projets, chaque indicateur doit ainsi répondre aux critères suivants,
- Être associé à un objectif précis
- Être mesurable
- Avoir une échéance claire
- Être facile à interpréter
- Orienter les décisions opérationnelles
- Être personnalisé en fonction du projet
Une fois ces indicateurs soigneusement définis, un tableau de bord de suivi doit être élaboré via un outil dédié et partagé, avec différents niveaux d’accès, à l’ensemble des profils impliqués dans le projet.
Conclusion
En conclusion, les indicateurs de performance clés représentent aujourd’hui un véritable levier de différenciation dans le pilotage des projets. Plus qu’un simple système de mesure, leur conception fine ainsi que leur intégration réfléchie au sein du processus décisionnel confèrent un réel avantage compétitif.
Les entreprises capables de définir des KPI sur-mesure, parfaitement alignés sur leurs objectifs stratégiques, se dotent d’une longueur d’avance. Cette maturité dans l’exploitation avancée des données de performance permet d’allouer les ressources de la façon la plus optimale possible et de naviguer au plus juste vers la réussite.
KPI vs OKR : quelles sont les différences ?
Bien qu’étroitement liés, les KPI et les OKR servent des objectifs différents dans la gestion de projet. Les KPI sont des mesures quantitatives utilisées pour évaluer la performance efficace d’une entreprise, d’un projet ou d’un processus spécifique. Ils sont souvent axés sur des objectifs à court terme et sont utilisés pour surveiller et indiquer si l’entreprise ou le projet est sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs opérationnels.
En revanche, les OKR combinent des objectifs ambitieux (Objectives) avec des résultats clés spécifiques et mesurables (Key Results) pour les atteindre. Les OKR sont généralement fixés sur une base trimestrielle et sont conçus pour pousser l’organisation ou l’équipe au-delà de ses limites habituelles. Ils sont plus stratégiques, axés sur la croissance et le progrès, tandis que les KPI sont plus opérationnels, axés sur la stabilité et la maintenance des performances.
En résumé, les KPI mesurent la performance, tandis que les OKR mettent l’accent sur la réalisation d’objectifs ambitieux et spécifiques. Ce que l’on pourrait résumer par la simplification suivante « Les KPI évaluent si les OKR sont en passe d’être atteints ».