Encore faut-il que ces objectifs, les progrès et les résultats soient communiqués avec clarté. Et que les discours soient suivis d’actions concrètes. C’est sans doute une lapalissade, mais à bien y réfléchir, n’avons nous pas déjà 20 fois assisté à des brainstorming très satisfaisants sur le fond mais au bout du compte tout à fait improductifs à l’heure de mettre *réellement* en place les actions envisagées ?
Postulat numéro 1 : oui, la communication d’équipe est bien évidemment un levier fondamental pour la réussite de tout projet. Postulat numéro 2 : encore faut-il en assurer la pérennité en se dotant des outils et des méthodologies permettant aux équipes de se l’approprier.
Les leviers de la communication d’équipe
La communication d’équipe ne se limite pas à une seule méthode. Elle repose sur plusieurs piliers essentiels, connus, identifiés depuis longtemps et désormais augmentée avec les outils de communication digitaux, que l’on pourrait lister – de façon non exhaustive – comme suit :
La communication verbale
Les discussions en face à face, appels téléphoniques, réunions et conversations informelles permettent un échange direct d’informations. Cela renforce les relations et l’alignement.
La communication non verbale
Le langage corporel, les expressions faciales et le ton de la voix transmettent des significations supplémentaires qui renforcent les messages verbaux. Cela crée une compréhension partagée.
La communication écrite
Les e-mails, documents, rapports et notes permettent le partage formel d’informations détaillées. Cela assure clarté et références communes.
Maintenez un plan de gestion des parties prenantes détaillé, décrivant comment vous allez gérer les attentes, la communication et l’engagement de chaque partie prenante.
Les réseaux, messageries instantanées et autres « Walls » numériques
Le partage d’informations en temps réel à partir de plateformes de communication décentralisées favorisent la collaboration à distance. Cela permet un workflow optimal. Frémissants avant la pandémie de Covid, ces modes de collaboration à distance sont devenus par la force des choses, des éléments incontournables dans la gestion d’équipes éclatées géographiquement.
Les stratégies clés pour une communication d’équipe efficace
Par où commencer ? Nous vous proposons ci-dessous un rapide momento des bonnes pratiques visant à tirer le meilleur parti de la communication d’équipe :
Promouvoir une culture d’ouverture
Encourager tous les membres à participer, partager des idées librement et écouter activement sans jugement. Cela renforce la confiance mutuelle.
Utiliser les bons outils
Des plateformes comme Slack et les logiciels de gestion de projet centralisent la communication et le partage d’informations. Cela améliore la coordination.
Définir des processus clairs
Établir des normes pour les réunions, mises à jour, rapports et escalade des problèmes. Cela permet une collaboration fluide.
Désigner un responsable
À l’instar d’un capitaine de navire ou d’un chef d’orchestre, il est essentiel de désigner clairement un responsable destiné à veiller sur l’appropriation et l’utilisation des outils afin que chacun reste informé des décisions, échéances et actions en cours.
Favoriser le dialogue bidirectionnel
Faciliter la communication descendante et ascendante. Cela donne à tous les membres de l’équipe un sentiment d’être valorisés.
Être clair, concis et cohérent
Communiquer avec clarté, éviter les suppositions et renforcer les messages à travers les canaux. Cela prévient le décalage.
Fournir des retours en temps opportun
Donner régulièrement des retours constructifs sur la performance et les idées afin de viser l’adoption du principe d’amélioration continue.
N’hésitez pas à copier ce paragraphe dans un document externe et à confronter chacune de ces grandes lignes à vos pratiques quotidiennes. Cochez-vous toutes les cases ? Avez-vous mis en place les bons outils ? Comment pouvez-vous améliorer vos pratiques actuelles ? Si vous le pouvez, provoquez un atelier avec vos équipes, définissez des objectifs, des moyens, des milestones, des responsables et des deadlines. C’est la meilleure façon de donner à la communication la place qu’elle mérite en entreprise.
Célébrer !
Les succès ne doivent pas passer inaperçus
– Célébrer les réussites collectives
– Encourager les interactions sociales informelles
– Promouvoir l’apprentissage et la prise de décision participative
– Reconnaître les contributions de tous les membres
Conclusion
Une communication d’équipe réussie nécessite ouverture, inclusion, adaptabilité et respect mutuel. Avec des stratégies délibérées, des outils appropriés et l’implication de tous les membres, les équipes peuvent établir la confiance, l’alignement et une identité partagée pour obtenir d’énormes avantages en termes de performance et de résultats.
FONCTIONNALITÉS EDWARD SUITE
Edward Suite offre un ensemble complet de fonctionnalités pour améliorer la communication d’équipe. Il permet de définir des objectifs clairs, des rôles précis, et offre une application Wall pour une communication continue. Les notifications automatisées et les visuels communs assurent une visibilité et une transparence sur l’état des projets. En combinant ces fonctionnalités, Edward Suite facilite une communication fluide, une compréhension mutuelle des objectifs et une collaboration efficace au sein des équipes.
Wall :
Wall est un réseau social d’entreprise qui permet de contextualiser les publications en les associant aux différents objets de la suite EDWARD (projet, activité, réunion, livrable).
Workflow Manager :
L’application Workflow Manager permet de créer très simplement des processus de validation de documents de façon autonome ou depuis les autres modules de EDWARD Suite.
EDWARD Document Manager :
EDWARD Document Manager est un outil de gestion documentaire qui permet de créer et de classer de manière logique et stratégique des fichiers et des contenus rédactionnels de toute nature.
