La ressource financière, qui vient rapidement à l’esprit, n’est pas la seule à entrer en ligne de compte. A cette dernière, il faut ajouter les ressources humaines, matérielles et temporelles. Une mauvaise appréciation ou une mauvaise allocation de celles-ci et c’est la spirale infernale des dépassements de délais et de budgets qui peuvent mettre en péril la viabilité même du projet.
Les défis de l'allocation des ressources
L’identification précise des besoins en ressources est donc essentielle pour éviter les goulots d’étranglement. Une sous-estimation de ces besoins peut rapidement mener à des blocages tandis qu’une surestimation gaspillera de précieuses munitions.
Dans un monde idéal, comme dans une recette bien exécutée, la disponibilité et les compétences des ressources devraient correspondre, au plus près, aux tâches à accomplir. Il est important de bien connaître les compétences de son équipe, de s’assurer que les ressources externes possèdent l’expertise nécessaire et de laisser suffisamment de souplesse pour faire face aux inévitables imprévus sans compromettre pour autant la réalisation du projet.
Stratégies et tactiques d'optimisation : 5 points clés
- Planification et priorisation
Des techniques de priorisation comme l’analyse par la valeur acquise permettent d’allouer les ressources aux tâches critiques en premier lieu. Qu’est-ce à dire ? Cette méthode de la valeur acquise, permet de déterminer quelles sont les tâches sur le chemin critique – dont dépendent les délais de livraison du projet. On leur alloue alors les ressources afin de s’assurer qu’elles ne prennent pas de retard. Cela permet d’optimiser l’ordonnancement des tâches en fonction de leurs priorités et de respecter les délais serrés du projet global.
Une planification méticuleuse des activités évitera par la suite les pertes de temps et optimise l’utilisation de chaque ressource.
- Gestion dynamique et polyvalence des équipes
Une gestion flexible et l’adaptation rapide du plan aux changements imprévus sont essentielles.
La polyvalence des membres de l’équipe permet de réaffecter les ressources là où elles sont le plus nécessaires.
- Utilisation d’outils et suivi en temps réel
Des outils de gestion de ressources permettent d’avoir une vue d’ensemble et un suivi efficace de leur allocation et de leur performance.
Un monitoring en continu permet de réagir rapidement aux écarts constatés.
- Collaboration et communication
Une collaboration étroite avec les parties prenantes internes et externes est indispensable pour identifier les besoins et les problèmes rapidement.
Une communication régulière maintient l’alignement de tous sur les objectifs et la répartition des rôles.
- Solutions alternatives
Le recours à la sous-traitance sur des tâches spécifiques permet d’accéder à des expertises externes.
Le partage des ressources entre plusieurs projets est aussi une option à considérer.
Résilience et adaptabilité
Il est nécessaire d’accompagner son projet, quelle que soit sa taille. Une analyse continue des besoins actuels et futurs en ressources, ainsi qu’un questionnement permanent des méthodes employées, sont nécessaires pour être capable d’anticiper au maximum les mauvaises surprises ou les changements de cap liés à une configuration spécifique ou à un redimensionnement, par exemple.
Une saine adaptabilité, tout en conservant le cap sur les objectifs finaux, est une approche payante pour piloter un projet avec efficacité en dépit de ressources limitées.
Conclusion
La gestion stratégique des ressources se révèle être un pilier fondamental pour l’optimisation de l’efficacité, particulièrement dans un contexte où les moyens sont limités. Cette approche stratégique, produit de l’expertise métier d’un Directeur Projet, implique une planification rigoureuse, qui ne se limite pas à la simple attribution des ressources, mais s’étend à la prévision et à la préparation pour les changements et les défis inattendus. En outre, une gestion flexible est essentielle, car elle garantit de pouvoir s’adapter rapidement et efficacement aux situations changeantes, en réaffectant les ressources et en ajustant les stratégies en temps réel pour maintenir le cap vers les objectifs fixés.
EDWARD SUITE
EDWARD Suite est doté d’un analyseur en temps réel du niveau de sollicitation globale des ressources affectées sur les différents projets d’un programme et permet un rééquilibrage du niveau de sollicitation des ressources humaines en permettant un arbitrage dynamique rôle par rôle, projet par projet afin d’une utilisation optimale des ressources.
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